Как ИП оформить сотрудника в 2025: Пошаговая инструкция

Как ИП оформить сотрудника в 2025: пошаговая инструкция, шаблоны и советы юриста, чтобы избежать штрафов.

Подробная пошаговая инструкция для ИП по официальному оформлению первого сотрудника в 2025 году. Узнайте, какие документы собрать, как составить трудовой договор (шаблон внутри) и подать отчеты в СФР, чтобы легально нанять человека и избежать проблем с законом.

Рано или поздно каждый успешный ИП дорастает до момента, когда в одиночку уже не справиться. И вот, мысль о первом сотруднике из далекой мечты превращается в насущную необходимость. А вместе с ней приходит и головная боль: как все сделать по закону, не утонуть в бумагах и не нарваться на штрафы? СФР, ЕФС-1, НДФЛ... от одних этих аббревиатур становится не по себе.

Спокойно! Государство действительно строго следит за правами работников, но процедура оформления — это не высшая математика. Мы разложили весь процесс на простые и понятные шаги. Давайте пройдем этот путь вместе, и вы убедитесь, что официально нанять человека — это не страшно, если под рукой есть толковая инструкция.

Шаг 1: Сбор документов от кандидата

Нашли того самого специалиста? Отлично! Не спешите пожимать руки и открывать шампанское. Сначала — немного бюрократии. Правильный и полный пакет документов — это ваш фундамент и страховка от будущих проблем.

Попросите кандидата принести:

Паспорт. Без него никуда. Сразу сделайте себе копии основной страницы и прописки.
СНИЛС. Та самая «зеленая карточка» или современное уведомление АДИ-РЕГ. Этот номер — ключ к уплате страховых взносов. Если у человека его никогда не было, вам придется помочь ему оформить СНИЛС через Социальный фонд.
Трудовая книжка или форма СТД-Р. Если ваш сотрудник — приверженец «старой школы» и хочет вести бумажную книжку, он принесет ее вам. Если он уже перешел на «цифру» (электронную трудовую), он предоставит справку СТД-Р с прошлого места работы. А если это его трудовой дебют, вы по умолчанию заводите ему электронную книжку.
Военный билет. Или приписное свидетельство. Это касается всех военнообязанных мужчин.
Документы об образовании. Дипломы, сертификаты, «корочки» — все, что подтверждает квалификацию, если должность этого требует.
ИНН. В Трудовом кодексе его нет, но для сдачи отчетности и уплаты налога на доходы он вам понадобится. Лучше попросить сразу, чтобы потом не бегать за сотрудником.

Для некоторых профессий (учителя, врачи, повара) могут потребоваться и другие бумаги, вроде справки о несудимости или медкнижки. Уточните этот момент заранее.

Шаг 2: Составление трудового договора

Если сбор документов — это фундамент, то трудовой договор — это несущие стены ваших официальных отношений. Это не просто формальность, а ваша обоюдная защита. Поэтому никаких шаблонов, скачанных на скорую руку! Прорабатываем каждый пункт вдумчиво.

Обязательно составляйте договор в двух экземплярах. И не забудьте взять с сотрудника подпись на вашем экземпляре о том, что свой он получил. Эта мелочь в спорной ситуации сэкономит вам кучу нервов.

Что обязательно должно быть в договоре:

Место работы: Ваши полные ФИО как ИП и город.
Трудовая функция: Не просто «помощник», а «помощник руководителя с функциями делопроизводителя». Максимальная конкретика.
Дата начала работы: Точное число, когда человек должен выйти на работу.
Срок договора: Обычно он бессрочный. Срочный договор можно заключить только по веским причинам, которые четко прописаны в законе (например, на время конкретного проекта).
Условия оплаты: Размер оклада (не ниже регионального МРОТ!), даты аванса и зарплаты. Если обещали премии — их условия тоже нужно зафиксировать на бумаге.
Режим работы: Классическая пятидневка или ваш особый график — все должно быть прописано.
Условия труда: Краткая характеристика рабочего места.
Соцстрахование: Пункт о том, что работник подлежит обязательному социальному страхованию.
Реквизиты: Все паспортные данные, ИНН и адреса — ваши и сотрудника.

Вы можете скачать актуальный бланк и образец заполнения трудового договора на сайте «КонсультантПлюс» по этой ссылке.

Шаг 3: Издание приказа о приеме на работу (необязательно, но рекомендуется)

Здесь есть небольшой юридический нюанс. Формально с 2021 года приказ можно и не делать — трудовой договор имеет полную силу.

Но большинство бухгалтеров старой закалки спят спокойнее, когда видят этот документ. Для них это привычное основание для начисления зарплаты. Наш совет: сделайте. Это несложно, занимает пять минут, но упрощает жизнь и вам, и бухгалтерии. Используйте стандартную форму № Т-1 и ознакомьте с ней сотрудника под подпись.

Шаг 4: Запись в трудовую книжку (если ведется)

Достаем чернила и вспоминаем каллиграфию. Если ваш новый сотрудник принес бумажную трудовую, ваша задача — внести туда запись о приеме на работу. И сделать это нужно оперативно — в течение пяти рабочих дней. Запись должна быть четкой: порядковый номер, дата, должность и основание (реквизиты трудового договора или приказа).

Шаг 5: Подача отчета ЕФС-1 в Социальный фонд России (СФР)

Внимание, самый ответственный и срочный момент! Как только трудовой договор подписан, у вас есть всего один рабочий день, чтобы сообщить государству о новом человеке в вашей команде. Один! Пропустите — рискуете получить штраф.

Для этого мы подаем в Социальный фонд (СФР) отчет по форме ЕФС-1 (его часть, которая раньше называлась СЗВ-ТД). Сделать это можно электронно или ногами до ближайшего отделения фонда.

Шаг 6: Регистрация в СФР в качестве страхователя

А вот тут бюрократическая машина работает на вас. Раньше нужно было бежать в фонд и писать отдельное заявление, чтобы вас поставили на учет как работодателя. Теперь все происходит автоматически. Вы сдали ЕФС-1, налоговая это увидела, передала данные в СФР, и вуаля — через три дня вы официально в статусе работодателя. Одной головной болью меньше.

Налоги и взносы за сотрудника: что и когда платить?

Появление сотрудника — это не только плюс к производительности, но и новые расходы. Важно сразу это понять и заложить в финансовую модель. Теперь вы платите не только за себя, но и становитесь «налоговым агентом» для своего работника.

НДФЛ (13%). Эту сумму вы не платите из своего кармана, а удерживаете из зарплаты сотрудника и перечисляете в бюджет.
Страховые взносы (около 30%). А вот это уже ваши дополнительные расходы сверх зарплаты. Эти деньги идут на будущую пенсию, больничные и медицинское обслуживание вашего работника. Плюс небольшой взнос на «травматизм».

По всем этим платежам, конечно же, нужно будет регулярно отчитываться.

Заключение

Как видите, дьявол не так страшен, как его малюют. Да, бумаг хватает, и сроки нужно помнить. Но по сути, это просто чек-лист, который нужно внимательно пройти один раз. Сделав все правильно, вы не просто легализуете сотрудника — вы строите надежный фундамент для роста своей компании.

Ведь сильная команда — это главный актив любого бизнеса. А найти тот самый «бриллиант», ради которого не жалко пройти все эти шаги, — это уже совсем другая история. Многие предприниматели сегодня ищут таланты на hh.ru, где удобный поиск и миллионы резюме помогают сделать правильный выбор. Если вы хотите глубже погрузиться в тему эффективного найма, полезные советы и работающие методики можно найти здесь.